¿Cómo promovemos el buen comportamiento?
¿Qué debemos entender, en general?
JAO fomenta el respeto mutuo entre su personal y ofrece un sistema para resolver conflictos cuando se rompe dicho respeto mutuo, de manera rápida, imparcial, confidencial y sin ningún costo o represalias para los involucrados.
Este Código proporciona los mecanismos que facilitan la detección oportuna de una conducta que constituya un atentado a la dignidad, y también de sus factores de riesgo, a fin de evitar que se produzcan y fomentar un comportamiento acorde a los valores del Observatorio.
¿Y en particular?
Es responsabilidad de los supervisores, de Recursos Humanos del JAO, de los Jefes de Departamento y, en última instancia, del Director de ALMA, asegurar que se tomen medidas rápidas y efectivas para detener cualquier conducta prohibida bajo este Código, de acuerdo con las reglas pertinentes de los Ejecutivos.
Los procedimientos establecidos pueden ser preventivos o correctivos, formales o informales. Ninguno de estos mecanismos impide el derecho de cualquier empleado, local o internacional, a utilizar los procedimientos legales o reglamentarios pertinentes que sean aplicables, de acuerdo con su contrato de trabajo, para resolver conflictos laborales o denunciar una conducta prohibida.
¿Cuáles son nuestros mecanismos de prevención?
A través del Departamento de Recursos Humanos, el JAO mantendrá una política de cuidado permanente de su integridad organizativa y la de sus colaboradores, incluidos sus empleados, contratistas, subcontratistas y visitantes, desarrollando acciones como:
- Planes de difusión y formación normalizados que fomenten la integridad institucional e individual de todas las personas que trabajan en el Observatorio, incluyendo a los contratistas, subcontratistas y proveedores.
- Reuniones periódicas con supervisores y líderes de grupos para identificar potenciales conflictos, a fin de intervenir en una fase temprana.
- Orientación a quienes participan en la resolución informal de problemas particulares.
- Cuestionarios anuales sobre conflictos de interés.
- Cuestionarios regulares sobre ambiente laboral o de clima.
- El Director de ALMA, a través de la oficina de Recursos Humanos del JAO y en cooperación con el HRAG, puede tomar medidas, ya sea individualmente o en grupos, para abordar comportamientos que podrían ser perjudiciales para el ambiente de trabajo.
El JAO espera que su personal busque orientación a través de sus supervisores o de Recursos Humanos en caso de dudas, tanto en lo que respecta al cumplimiento de sus operaciones y funciones, como al espíritu de sus principios, políticas, protocolos e instrucciones.
4 formas de resolver conflictos
Informar
El JAO y los Ejecutivos piden a todos a informar sobre cualquier incidente relacionado con la discriminación, el acoso, la intimidación, las represalias o cualquier otra conducta prohibida o considerada contraria a los principios y valores contenidos en este Código, independientemente de la identidad o el cargo del presunto infractor.
- Toda persona debe tener la confianza de informar a su supervisor, a Recursos Humanos del JAO o a cualquier otra persona pertinente cuando se enfrente a un acto que sea o pueda ser contrario al presente Código, a la ley o a las normas, procedimientos y valores internos del JAO.
- El JAO debe considerar que las personas afectadas por un incidente pueden sentirse reacias a informar sobre el mismo, por lo que las medidas de detección y prevención son fundamentales.
- Las denuncias de cualquier incidente pueden hacerse de manera formal o informal:
- Las denuncias informales pueden ser dirigidas a los contactos internos del Ejecutivo, a representantes de Ombuds, y/o a los contactos del JAO, que explorarán y asistirán de manera oficiosa a determinar las opciones para ayudar a resolver conflictos, cuestiones problemáticas o preocupaciones, y señalarán las preocupaciones sistémicas a la atención de la Oficina de Recursos Humanos del JAO para su resolución.
- Ni los contactos de los Ejecutivos ni los representantes de Ombuds serán mediadores para los empleados del JAO con un contrato diferente, sino que sólo ayudarán a determinar las opciones disponibles, a menos que todas las partes involucradas estén explícitamente de acuerdo.
- Las denuncias formales se presentarán al supervisor directo o al Gerente de Recursos Humanos del JAO.
- La persona que reciba una denuncia formal informará al Gerente de Recursos Humanos del JAO y le presentará la denuncia oficial y la información sobre el proceso en curso.
- En cualquier caso, los supervisores y jefes de departamento que presencien o se enteren de cualquier violación grave del presente Código tienen la obligación de denunciarla; sin embargo, las denuncias formales sólo pueden hacerse con el consentimiento de la presunta víctima.
- Incluso cuando el Código no establece un plazo para la denuncia de un incidente, se recomienda presentar una denuncia lo antes posible después de tener conocimiento del incidente.
- Las denuncias pueden realizarse personalmente, por escrito, por correo electrónico o por teléfono y no están sujetas a ninguna formalidad.
- Las denuncias se recibirán y tratarán siempre con estricta confidencialidad.
Proceso informal
¿Cuál es la finalidad del proceso informal?
Facilitar un foro no oficial y confidencial para abordar incidentes y denuncias de conductas prohibidas que surjan en el JAO. El proceso informal tiene por objetivo resolver la situación de manera informal y directa para empezar, y siempre que sea factible y apropiado.
¿Cómo funciona?
1
Se inicia con una denuncia a cualquiera de las personas de contacto del JAO o a los contactos internos del Ejecutivo correspondiente o a los representantes del Ombuds.
2
El proceso informal brindará a la persona que denuncia el incidente la oportunidad de hablar sobre el mismo de manera informal y confidencial y de solicitar asesoramiento sobre las opciones y recursos disponibles.
3
El o la solicitante puede decidir entonces adoptar otras medidas con el fin de resolver el proceso de manera informal o iniciar un proceso formal, si el incidente es demasiado grave para ser tratado en un proceso informal.
4
En caso de que él o la denunciante quiera continuar con el proceso informal, la persona de contacto que reciba el informe tendrá como objetivo resolver el conflicto, de ser posible, asegurando la existencia de espacios de diálogo de buena fe o con mediación directa.
5
La resolución informal de la situación puede incluir que el presunto infractor sea informado de que la conducta en cuestión representa una violación del presente Código, y que es inaceptable y debe cesar.
Esto puede ocurrir ya sea por la persona que reporta el incidente o, en caso de que se sienta incómodo al dirigirse directamente al presunto infractor, por su supervisor o el supervisor del presunto infractor, por la persona que recibe el informe, un miembro del Equipo Directivo Central de ALMA o un representante de la Representación del Personal de la que el denunciado es miembro.
Las personas de contacto del JAO actúan como una entidad neutral y no abogan por el individuo, los grupos o la organización. El único papel de defensa es el de la justicia y la equidad. Si bien pueden recomendar que una organización considere la posibilidad de establecer o revisar una política, las personas de contacto del JAO no desempeñan ningún papel formal en la aplicación o la decisión de aplicar la política.
Mediación alternativa
¿Cómo funciona?
- En caso de que la víctima de una conducta prohibida y el presunto infractor acepten un procedimiento de mediación alternativo, la cuestión se remitirá a un mediador experto, independiente y neutral. Las personas involucradas se pondrán de acuerdo sobre la persona del mediador y podrán solicitar al Gerente de Recursos Humanos del JAO que recomiende posibles mediadores.
- Este mecanismo es voluntario y las personas implicadas negocian directamente con la ayuda del mediador, que les ayudará a comunicarse con eficacia y a generar soluciones constructivas para su conflicto.
- El proceso de mediación se iniciará oficialmente con la primera reunión del mediador con los interesados. En el transcurso de esta reunión, el mediador proporcionará información relativa al proceso de mediación. El proceso de mediación es estrictamente confidencial.
- El mediador determinará, al recibir el caso y durante todo el proceso de la mediación, si efectivamente la mediación es o no un sistema de resolución de conflictos adecuado para ese caso en particular.
- El mediador debe reconocer y respetar la libre determinación de las personas involucradas en la resolución de su conflicto. Cada una de ellas tiene la facultad de llegar a un acuerdo de manera libre y voluntaria y de abandonar la mediación en cualquier momento previo a un acuerdo si lo considera conveniente.
Proceso formal
¿En qué casos se iniciará una investigación formal?
- Cuando el proceso informal no haya resultado en una resolución del conflicto.
- Cuando una de las personas involucradas no acepte la mediación.
- Cuando la conducta en cuestión sea demasiado grave para ser tratada en un proceso informal o en una mediación alternativa.
¿Qué etapas considera el proceso formal?
1. La denuncia
- Todo miembro del personal del JAO que se sienta víctima de una conducta prohibida en virtud del presente código que considere demasiado grave para ser tratada en un proceso informal o si la resolución informal no tuvo éxito, podrá presentar una denuncia formal siempre que el presunto infractor sea también miembro del personal del JAO.
- Antes de que pueda iniciarse una investigación formal, la denuncia formal se hará por escrito a cualquiera de las personas definidas. El destinatario de la denuncia formal notificará personalmente al presunto infractor que se ha la presentado una denuncia formal y le informará de la conducta alegada. Consultará con la posible víctima y podrá, si procede, recomendar que se resuelva el conflicto mediante una mediación alternativa, sin necesidad de una investigación oficial. La mediación alternativa requiere que la víctima eventual y el presunto infractor estén de acuerdo.
- Al mismo tiempo, la persona que haya recibido la denuncia oficial informará al departamento de Recursos Humanos del (de los) Ejecutivo(s) que empleen a la posible víctima y al presunto infractor.
2. La investigación
- Las investigaciones serán llevadas a cabo por un panel que será convocado por el Gerente de Recursos Humanos del JAO, por el Director de ALMA o por el Presidente del Directorio de ALMA, dependiendo de quién esté dirigiendo la investigación, dentro de tres días hábiles después de haber recibido la denuncia formal y la información relacionada. El panel será establecido por:
- El Gerente de Recursos Humanos del JAO como Presidente. Si el caso concierne al Gerente de Recursos Humanos del JAO o al Director de ALMA, el HRAG nombrará en su lugar a un miembro superior del personal del JAO como Presidente, el cual no será del mismo empleador que el Gerente de Recursos Humanos del JAO o el Director de ALMA, respectivamente;
- Una persona nombrada por el Ejecutivo que emplea a la presunta víctima entre el personal de este Ejecutivo o de la JAO, y
- Una persona nombrada por el personal que representa a la presunta víctima es un miembro de entre el personal del JAO. En caso de que la presunta víctima no sea miembro de una organización representativa del personal, la tercera persona será nombrada por el Presidente del panel.
Etapas claves del proceso de investigación
| Etapa 1
El presidente notifica personalmente a todas las personas involucradas en el incidente el inicio de la investigación y fijará las fechas de las reuniones de presentación de pruebas. |
Etapa 2
El grupo iniciará la investigación, hasta 3 días hábiles después de que se hayan convocado. La investigación es considerada de absoluta confidencialidad. |
Etapa 3
La investigación se desarrollará en un máximo de 15 días corridos, desde la primera reunión de investigación. Se podrá pedir una prórroga por otros 15 días corridos. |
Etapa 4
En cualquier momento de la investigación, el grupo podrá recomendar la mediación alternativa. |
3. Resolución
- Una vez concluida la investigación, y si el asunto no se ha diferido a un procedimiento de resolución informal o de mediación, el grupo preparará un informe de investigación que incluirá una descripción detallada de la denuncia presentada, la respuesta del presunto infractor, una descripción de los procedimientos de investigación y las conclusiones de la investigación. Incluirá además recomendaciones sobre posibles sanciones o medidas disciplinarias de conformidad con las normas aplicables al empleador legal correspondiente y cualquier otra medida que se adopte para evitar esa conducta en el futuro. El informe de la investigación será presentado por el Presidente del panel al Director de ALMA (o al Presidente del Directorio si el caso involucra al Director de ALMA).
¿Qué pasa si un externo tiene conductas contrarias a este Código?
- Las denuncias que se realicen a un miembro de un ejecutivo, contratista o científico visitante se canalizarán y tramitarán a través de los canales de denuncia de su empleador.
- En los casos en que se presente una denuncia contra una persona que no sea personal del JAO (como un contratista, un visitante, un científico visitante o un personal ejecutivo en misión temporal en el Observatorio), el informe se presentará al supervisor del denunciado, a su Jefe de Departamento o al Gerente de Recursos Humanos del JAO.
- El supervisor, el Jefe de Departamento o el Gerente de Recursos Humanos del JAO se pondrán en contacto con la persona encargada de supervisar el contrato, la visita o la misión para informarles de la situación.
Es importante destacar que que la autoridad del Director de ALMA sobre el Sitio de ALMA, incluyendo el OSF y el AOS permanece intacta y puede, por ejemplo, ser ejercida si considera que cualquier incidente de este tipo puede afectar seriamente el ambiente de trabajo en el Observatorio.